واتساب لأكثر من موظف على رقم واحد: الطريقة الصحيحة

أغلب الشركات تبدأ بجوال واحد عليه واتساب الشركة، وبعد فترة يصير الجوال يتنقل من موظف لموظف، أو كل واحد يرد من جواله الشخصي. النتيجة: عملاء ينتظرون، محادثات ضايعة، وما تعرف مين رد على مين. الحل هو تشغيل واتساب لأكثر من موظف على رقم واحد بطريقة منظمة. في هذا المقال نشرح لك الطرق المتاحة، ووش الفرق بينها، وكيف تختار الأنسب لحجم فريقك.

ليش تحتاج واتساب لأكثر من موظف على رقم واحد؟

العميل يحفظ رقم واحد لشركتك، ويتوقع رد سريع مهما كان وقت الرسالة. إذا كان عندك أكثر من موظف مبيعات أو خدمة عملاء، لازم يشتغلون كلهم على نفس الرقم بدون ما يتداخلون. الأسباب الشائعة:

• ضغط المحادثات: موظف واحد ما يقدر يغطي عشرات المحادثات في نفس الوقت، خصوصاً في المواسم والعروض.
• الاستمرارية: إذا الموظف إجازة أو ترك العمل، المحادثات والعملاء يبقون مع الشركة مو مع جواله.
• التخصص: أسئلة المبيعات غير أسئلة الدعم الفني وغير الاستفسارات المالية، وكل نوع له فريق.
• الرقابة والجودة: المدير يبي يشوف سرعة الرد، والمحادثات المفتوحة، ومين متأخر.

الطريقة الأولى: الأجهزة المرتبطة عبر QR

تطبيق واتساب (العادي أو بزنس) يسمح بربط الرقم بعدد محدود من الأجهزة عن طريق مسح رمز QR، زي واتساب ويب. بعض المنصات، ومنها كلمنا، تقدر تربط الرقم بنفس الطريقة وتعرض المحادثات لأكثر من موظف داخل صندوق وارد واحد.

مميزاتها

• تشغيل سريع: تمسح الرمز وتبدأ خلال دقائق.
• تحتفظ برقمك الحالي وبالقروبات اللي أنت فيها.
• مناسبة لفريق صغير، أو لمتجر يبدأ للتو.

عيوبها وحدودها

• طريقة غير رسمية؛ الرقم مرتبط بجوال، وإذا انقطع الجوال أو تحدّث التطبيق قد ينقطع الربط.
• ما فيها علامة توثيق خضراء ولا قوالب رسمية معتمدة من Meta.
• الإرسال الجماعي الكبير منها يعرّض الرقم للحظر، لذلك ننصح فيها بقوائم صغيرة وبإيقاع إرسال هادئ فقط.

الطريقة الثانية: واتساب API الرسمي (الطريقة الصحيحة للشركات)

واتساب API الرسمي هو الواجهة اللي تقدمها Meta للشركات عن طريق شركاء معتمدين. اتصالنا شريك Meta معتمد، والرقم يتفعّل على المنصة مباشرة بدون جوال. بعدها يقدر أي عدد من الموظفين يرد من المتصفح أو من تطبيق الجوال، وكل محادثة لها صاحب واضح.

وش يعطيك الـAPI زيادة؟

• عدد غير محدود من الموظفين على نفس الرقم.
• قوالب رسائل رسمية للإشعارات والتذكيرات والحملات، تقدر ترسلها حتى بعد انتهاء نافذة الـ24 ساعة.
• العلامة الخضراء للحسابات المؤهلة (اقرأ دليل توثيق واتساب بالعلامة الخضراء).
• أزرار وقوائم تفاعلية وكتالوج منتجات داخل المحادثة.
• بوت ومساعد ذكاء اصطناعي يرد أول ويحوّل للموظف.

مقارنة: QR مقابل واتساب API

لو تبي مقارنة أعمق بين التطبيق والـAPI اقرأ الفرق بين واتساب بزنس وواتساب API.

كيف يتوزع الشغل بين الموظفين على رقم واحد؟

وجود أكثر من موظف على الرقم ما يكفي؛ لازم المحادثات توصل للشخص الصح بدون ما اثنين يردون على نفس العميل. في صندوق المحادثات الموحد عندك أكثر من أسلوب:

التوزيع التلقائي

كل محادثة جديدة تنعطى للموظف المتاح تلقائياً، فما يتراكم الشغل على واحد ويرتاح الباقي. وإذا الموظف في استراحة أو خارج الدوام ما تنعطى له محادثات جديدة.

التوزيع حسب القسم

البوت يسأل العميل في البداية: «مبيعات، دعم فني، أو متابعة طلب؟» وعلى حسب اختياره تروح المحادثة لفريق القسم. تقدر تبني هذا بدون برمجة عن طريق شات بوت واتساب.

التحويل والملاحظات الداخلية

إذا الموظف احتاج زميل من قسم ثاني، يحوّل المحادثة له مع ملاحظة داخلية ما يشوفها العميل، فما يضطر العميل يعيد كلامه.

الردود الجاهزة ومكتبة الملفات

الأسئلة المتكررة لها ردود جاهزة، وملف الشركة أو قائمة الأسعار أو فيديو المنتج ترسله بضغطة وحدة من مكتبة الملفات، وكل الموظفين يرسلون نفس النسخة المعتمدة.

الصلاحيات: مين يشوف وش؟

من أهم الأسئلة لما يشتغل فريق كامل على رقم واحد: هل كل موظف يشوف كل المحادثات؟ الجواب الصحيح يعتمد على شركتك، والمنصة لازم تعطيك التحكم:

• الموظف: يشوف محادثاته والمحادثات غير المسندة في فريقه.
• قائد الفريق: يشوف محادثات فريقه ويعيد توزيعها ويتابع أداءهم.
• المدير: يشوف كل شي، التقارير، وإعدادات الأرقام والقوالب.

في كلمنا تقدر تعدّل الأدوار وتنشئ أدوار مخصصة، وتحدد صلاحيات العرض والإضافة والتعديل والحذف لكل صفحة. وتقدر تتابع حضور الموظفين وأوقات الاستراحة من إدارة الفريق.

خطوات تشغيل واتساب لأكثر من موظف على رقم واحد

1. حدد الرقم: رقم جديد أو رقمك الحالي (إذا كان على تطبيق واتساب، ينتقل للـAPI بعد فصله عن التطبيق).
2. فعّل الحساب: نجهز حساب واتساب للأعمال وربطه بالمنصة كشريك Meta معتمد.
3. أضف الموظفين والفرق: كل موظف بحسابه ودوره وصلاحياته.
4. اضبط التوزيع: تلقائي، أو حسب القسم عبر بوت ترحيبي.
5. جهّز الردود والملفات: الردود الجاهزة، الملفات، وساعات العمل ورسالة خارج الدوام.
6. تابع التقارير: سرعة أول رد، المحادثات المفتوحة، تقييم العملاء بعد الإغلاق.

كم التكلفة؟

في كلمنا، باقة واتساب وصندوق المحادثات بـ149 ر.س شهرياً وتشمل مستخدم واحد ورقم واتساب واحد، وكل مستخدم إضافي بـ59 ر.س شهرياً، ورقم واتساب إضافي بـ99 ر.س شهرياً. الاشتراك السنوي يعطيك شهرين مجاناً، وفيه تجربة مجانية عند التسجيل. الأسعار بالريال ولا تشمل ضريبة القيمة المضافة.

مثال: فريق من 5 موظفين على رقم واحد = 149 + (4 × 59) = 385 ر.س شهرياً قبل الضريبة. يضاف لها رسوم محادثات Meta حسب الاستخدام وتصنيف المحادثة، وهذه تتغير من Meta ونعرض لك الجدول الحالي عند الطلب. تفاصيل أكثر في أسعار واتساب API في السعودية وصفحة الأسعار.

متى تختار كل طريقة؟

ما فيه جواب واحد يناسب الكل، لكن هذي قاعدة عملية تساعدك:

• اختر الربط عبر QR إذا كان عندك موظفين أو ثلاثة، والمحادثات أغلبها ردود على عملاء يراسلونك هم، وتحتاج القروبات، وما عندك حملات كبيرة.
• اختر واتساب API الرسمي إذا عندك فريق مبيعات أو خدمة عملاء، أو ترسل إشعارات طلبات وتذكير مواعيد، أو تبي حملات تسويقية، أو تبي بوت يرد على مدار الساعة، أو يهمك شكل الحساب الموثق أمام العملاء.
• اجمع بينهم إذا تبي رقم رسمي لخدمة العملاء والحملات، ورقم ثاني مربوط بـQR لإدارة قروبات معينة. الاثنين يظهرون في نفس الصندوق.

مثال: متجر إلكتروني في جدة بدأ بموظفين على QR، ولما زادت الطلبات انتقل إلى الـAPI وفعّل إشعارات الطلبات وتأكيد الدفع عند الاستلام من خلال ربط سلة وزد مع واتساب، وصار عنده بوت يفرز الاستفسارات قبل ما توصل للموظفين.

وش يصير لتاريخ المحادثات عند الانتقال؟

عند نقل الرقم من التطبيق إلى الـAPI، المحادثات القديمة تبقى في جوالك، والمحادثات الجديدة تبدأ في المنصة. لذلك يُفضّل تختار وقت هادئ للانتقال، وتجهز الردود الجاهزة والبوت قبلها، عشان العملاء ما يحسون بأي فرق غير إن الرد صار أسرع.

أخطاء شائعة تجنبها

• توزيع الرقم على جوالات الموظفين الشخصية: تضيع المحادثات لما يطلع الموظف.
• تشغيل حملات كبيرة من رقم مربوط بـQR: أقصر طريق للحظر.
• ترك المحادثات بدون صاحب: حدد قاعدة توزيع واضحة من أول يوم.
• إعطاء الكل صلاحية المدير: أبسط خطأ وأخطره على بيانات العملاء.

أسئلة شائعة

هل أقدر أستخدم رقمي الحالي لأكثر من موظف؟

نعم. تقدر تربطه عبر QR وتبقيه على الجوال، أو تنقله إلى واتساب API الرسمي. عند النقل للـAPI يتوقف استخدام الرقم في تطبيق الجوال ويصير الرد من المنصة.

كم عدد الموظفين اللي يقدرون يردون على نفس الرقم؟

مع واتساب API الرسمي العدد غير محدود، وتدفع فقط لكل مستخدم تضيفه في المنصة. مع الربط عبر QR الأنسب فريق صغير.

هل يرد اثنين على نفس العميل بالغلط؟

لا، المحادثة تنسند لموظف واحد، والباقين يشوفون إنها مأخوذة. وتقدر تحوّلها لزميل مع ملاحظة داخلية.

هل يشتغل من الجوال؟

نعم، من المتصفح، ومن تطبيق أندرويد، وتطبيق سطح المكتب لويندوز وماك. تطبيق الآيفون قريباً.

هل أقدر أربط واتساب مع المكالمات؟

نعم، الواتساب والمكالمات في منصة وحدة، وتقدر تحوّل المتصلين في الطابور إلى واتساب عند الضغط عبر نظام الكول سنتر.

تبي تشغّل واتساب لكل فريقك على رقم واحد؟ تواصل معنا أو كلمنا على 920031338 ونجهز لك تجربة مجانية.