استقبال عيادتك ما يقفل — حتى بعد الدوام
المريض يحجز ويعدّل موعده بالواتساب أو بمكالمة مع موظف ذكي، والتذكير يوصله تلقائياً — وفريقك يتفرغ للمرضى.
حلول مصمّمة لنشاطك
حجز وتعديل المواعيد
جدول لكل طبيب وفرع وخدمة.
موظف استقبال ذكي
يرد على المكالمات ٢٤/٧ ويحجز مباشرة.
تذكيرات واتساب
تذكير وتأكيد حضور يقلل الغياب.
رقم موحد للفروع
المكالمة تتحول للفرع المناسب.
تسجيل المكالمات
لمراجعة الجودة وحفظ الحقوق.
رضا المرضى
استبيان بعد الزيارة أو المكالمة.
الساعة ٢ الفجر… والموعد انحجز
- استقبال العيادة يرد على المكالمات وواتساب من شاشة وحدة، ويحجز الموعد أثناء المحادثة.
- تأكيد وتذكير المواعيد تلقائياً على واتساب، ومكالمات تأكيد، وحجز بالذكاء الاصطناعي بعد الدوام.
- باقة العيادات الجاهزة شهرية وتشمل 3 مستخدمين، وتشوف الأسعار وتبني باقتك بنفسك داخل المنصة بعد التسجيل المجاني.
المشكلة اليومية في استقبال العيادات
وقت الذروة في العيادة معروف: الصبح أول ما تفتح، وبعد العصر. الاستقبال يرد على الهاتف، ويستقبل المراجعين، ويرد على واتساب، ويدور على وقت فاضي في الجدول، كل هذا في نفس اللحظة. النتيجة؟ مكالمات تفوت، ورسائل تتأخر لين المريض يحجز عند غيرك، ومواعيد ينساها أصحابها.
خطة التشغيل: نظام اتصال وواتساب للعيادات
- رقم واحد للعيادة: رقم موحد أو أرضي على السنترال السحابي، مع رد آلي يوجّه: حجز، استفسار، نتائج، فرع.
- طابور للحجز: المكالمات توزع على موظفي الاستقبال، ولو انشغلوا يسمع المتصل ترتيبه أو يطلب اتصال راجع.
- واتساب رسمي: نفس الرقم أو رقم مخصص على واتساب API، وكل الموظفين يردون من صندوق واحد.
- الحجز من الشاشة: الموظف يختار الطبيب والخدمة والوقت في نظام المواعيد وهو يكلم المريض.
- التذكير الآلي: رسالة تأكيد عند الحجز وتذكير قبل الموعد مع أزرار تأكيد وإعادة جدولة.
- بعد الدوام: بوت واتساب أو موظف الذكاء الاصطناعي يحجز ويجاوب على الأسئلة المتكررة.
سيناريوهات عملية
مريض يسأل عن السعر والتأمين
بدل ما يتكرر نفس السؤال عشرات المرات يومياً، جهّز رد جاهز ومعلومات في قاعدة المعرفة، والبوت أو الموظف يرسلها بضغطة. ومن مكتبة الملفات ترسل قائمة الخدمات أو موقع الفرع.
موعد ما تأكد
المواعيد اللي ما تأكدت بعد التذكير تنتقل لقائمة اتصال، والموظف يتصل الصبح ويحدد مين جاي ومين معتذر، فتعرض الأوقات الفاضية على اللي ينتظرون.
متابعة بعد الزيارة
بعد الموعد يوصل المريض استبيان رضا قصير، والملاحظات السلبية تتحول لمتابعة من المشرف. شوف استبيانات رضا العملاء.
وش تشوف الإدارة؟
- عدد المكالمات الفائتة وحالة الاتصال الراجع لكل واحدة.
- أوقات الذروة في المكالمات عشان توزيع الدوام.
- الحجوزات حسب الطبيب والخدمة والحالة.
- تسجيلات المكالمات لمراجعة الجودة، مع إمكانية تحليل المكالمات بالذكاء الاصطناعي.
كم تكلفة الحل للعيادات؟
| الخيار | كيف يُحسب |
|---|---|
| باقة العيادات الجاهزة | باقة شهرية تشمل 3 مستخدمين |
| إضافة الذكاء الاصطناعي (اختياري) | إضافة شهرية + استهلاك OpenAI على حسابك |
| رسوم محادثات واتساب ودقائق الاتصال ورسوم الأرقام | حسب الاستخدام |
تشوف الأسعار وتبني باقتك بنفسك داخل المنصة بعد التسجيل المجاني. الاشتراك السنوي عليه شهرين مجاناً، واقرأ دليل مواعيد العيادات عبر واتساب.
نظام مواعيد العيادات: إعداد سريع خلال الأسبوع الأول
- أضف الأطباء والتخصصات ومدة كل خدمة وساعات العمل.
- سجّل رسالة الترحيب والرد الآلي، وحدد أوقات الدوام والإجازات.
- جهّز قوالب واتساب: تأكيد الحجز، التذكير، إعادة الجدولة، والاستبيان.
- اكتب الردود الجاهزة للأسئلة المتكررة وارفع ملفات الخدمات والأسعار.
- درّب الاستقبال على الحجز من شاشة المكالمة والمحادثة.
- بعد أسبوعين، راجع تقارير المكالمات الفائتة والحجوزات وعدّل الدوام.
أخطاء شائعة في تواصل العيادات
- جوال الاستقبال الشخصي: المحادثات تضيع مع تغير الموظف. استخدم رقم العيادة الرسمي على واتساب API.
- ما فيه طلب اتصال راجع: المريض اللي ما لقى رد غالباً يحجز عند غيرك. فعّل الاتصال الراجع وتابع حالته في التقارير.
- التذكير يدوي: مع الضغط ينسى الموظف. خلّه تلقائي.
- الأسئلة الطبية في البوت: البوت يجاوب عن المواعيد والأسعار والفروع، أما الاستشارات الطبية فتتحول لمختص.
ليش كلمنا للعيادات؟
لأن الاستقبال يحتاج أداة وحدة بدل خمس: سنترال، وواتساب، ومواعيد، وتذكير، وتقارير. كلمنا يجمعها في منصة سحابية تشتغل من المتصفح أو تطبيق أندرويد أو تطبيق سطح المكتب، مع هواتف مكتبية إذا تبي. وبيانات المرضى والتسجيلات مستضافة داخل المملكة، واتصالنا مرخصة من هيئة الاتصالات والفضاء والتقنية وشريك Meta معتمد لواتساب.
المجمعات متعددة الفروع
لو عندك أكثر من فرع، تقدر تخلي رقم موحد واحد للمجمع كله، والرد الآلي يوجه المريض لفرعه، أو تخلي مركز اتصال مركزي يحجز لكل الفروع من نفس الشاشة. كل فرع له جدول أطباء وساعات عمل مستقلة، والإدارة تقارن أداء الفروع من تقرير واحد: المكالمات، والحجوزات، والغياب، ورضا المرضى.
تبي استقبال عيادتك ما يفوّت مكالمة؟ اطلب عرض تجريبي أو اتصل على 920031338.
أسئلة يسألونها كثير
هل يناسب أكثر من فرع؟
هل بيانات المرضى آمنة؟
كم سعر نظام العيادات؟
هل يقدر المريض يحجز على واتساب بنفسه؟
هل فيه تذكير للمواعيد؟
هل أقدر أخلي كل تخصص له طابور مكالمات مستقل؟
وش يصير بالمكالمات بعد الدوام؟
خلّ عملاءك يلقونك بأسرع وقت
نجهّز لك تجربة على منصة كلمنا بأرقامك وفريقك، ونوريك كيف تنظّم مكالماتك ومحادثاتك من أول يوم.